Den Artikel im Monat November 2022 für die Fachzeitschrift Häusliche Pflege vom Vincentz-Verlag widmen wir dem Thema Erfolgreich in Zeiten der Tariftreue.
Motivation für dieses Thema
Explodierende Kosten insbesondere durch die Tariftreue-Regelung sowie steigende Treibstoff-/Energiepreise bei gleichzeitig fehlender Refinanzierung.
Viele ambulante Pflegedienste sehen sich in oder vor einer handfesten Krise und müssen auf Rücklagen zurückgreifen.
Dies möchten wir zum Anlass nehmen, um Ihnen konkrete Maßnahmen zum Umgang mit der aktuellen Situation zu empfehlen.
Uns ist bewusst, dass eine mittelfristige Gegenfinanzierung der gestiegenen bzw. weiter steigenden Lohn- und Sachkosten notwendig ist und durch die Verbände bzw. in Einzelverhandlungen verhandelt werden müssen.
Dennoch sollten und dürfen Sie nicht bis zur Umsetzung neuer Vergütungsverträge warten, sondern müssen selbständig Maßnahmen ergreifen und Ihr Unternehmen entsprechend sensibilisieren. Jetzt!
Aktuelle Situation analysieren
Sind auch die aktuellen Herausforderungen gemeinsam, so unterscheiden sich die Ausgangssituationen der Pflegedienste stark voneinander. Die Regelungen der Länder sind nur eine Ursache hierfür, aktuelle Erlös- und Kostenstrukturen sowie Prozessineffizienzen eine andere.
Daher ist es zwingend notwendig, die aktuelle, individuelle Ausgangssituation zu erheben. Hier sollten Sie den Schwerpunkt auf folgende Themen lenken.
- Analyse der Profitabilität sowie Kostenentwicklung der vergangenen Monate
- Hochrechnung der Liquidität für die kommenden Monate
- Analyse der Profitabilität aller Touren
- Analyse der Profitabilität aller Kunden – einzeln
- Zeitnahe Erstellung und Analyse der BWA – ggf. gemeinsam mit Ihrer/-m Steuerberater:in
Erste Maßnahmen zur Umsatzsteigerung
- Abrechnung aller erbrachten Leistungen – Stichwort Privatzahlerkatalog sowie Mitarbeiterschulung und –sensibilisierung zum Thema
- Nutzung der verschiedenen Beratungsformate u.a. §37(3) SGB XI, §45§ SGB XI sowie Erst- und Folgebesuche zur Kunden-Steuerung (Gespräche, Versuch der Optimierung und ggf. Trennung von unwirtschaftlichen Kunden)
- Ausschöpfungen aller Leistungen insbesondere Verhinderungspflege §39 SGBXI
- Preis für Verhinderungspflege erhöhen
Erste Maßnahmen zur Kostenreduzierung
- Optimieren Sie die Wegezeiten (geringere Wegezeit vor Wunschzeit des Kunden)
- Vertagen Sie Projekte und Investitionen, welche keinen kurzfristigen Return on Investment haben
- Stellen Sie Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen auf den Prüfstand und individualisieren Sie Schulungen konsequent
- Optimieren Sie Ihren Fuhrpark, unter Anderem nach
- Größe (alle Fahrzeuge erforderlich?)
- 1% Regelung (Anzahl reduzieren oder Beteiligung erhöhen)
- Management Kauf / Verkauf / Schadensabwicklung etc.
- Alternativen wie Jobrad etc. prüfen
- Optimieren Sie Ihre Verwaltungsprozesse und -kosten
- Prozesse, Regelungen, Richtlinien auf Sinnhaftigkeit und Zeitaufwand prüfen
- Oftmals ist hier Reduktion ein Schlüssel zum Erfolg
- Versicherungen prüfen und ggf. kündigen bzw. ändern
- Nicht notwendige Betriebsmittel z.B. Fahrzeuge veräußern
- Fördermaßnahmen z.B. Digitalisierung oder Netzwerke nutzen
Maßnahmen zur Sicherstellung der Liquidität
Die Liquidität eines Unternehmens bestimmt, ob es in der Lage ist, seinen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.
Um Liquiditätsengpässe und eine drohende Zahlungsunfähigkeit zu vermeiden, ist u.E. eine aktuelle Liquiditätsplanung unerlässlich.
Hierbei werden sämtliche erwarteten Einzahlungen und Auszahlungen innerhalb einer festgelegten Periode gegenüberstellt.
Diese berücksichtigen insbesondere auch nicht-monatliche Kosten wie Steuer-Vorauszahlungen, Berufsgenossenschaft, Versicherungen u.ä.
Sollten sich Engpässe in den Folgemonaten abzeichnen, empfehlen wir die Prüfung der Finanzierungsalternativen.
Ob Innenfinanzierung, Außenfinanzierung, Eigenfinanzierung oder Fremdfinanzierung durch eine Bank, berücksichtigen und unterschätzen Sie nicht den notwendigen Zeitraum zur Umsetzung.
Daher empfehlen wir die Auseinandersetzung mit diesem Thema bevor die Situation eintrifft.
Weitere Maßnahmen können sein:
- Rechnungen zeitnah und korrekt stellen
- Zahlungseingang beschleunigen
- Forderungen konsequent eintreiben
- Zahlungsziele mit Lieferanten neu verhandeln
- Krisenpläne erstellen
- Enge Zusammenarbeit mit der/dem Steuerberater:in und ggf. externen Berater:innen
- Steuervorauszahlungen reduzieren
Mitarbeiter:innen informieren und einbinden
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Mitarbeiter:innen aktiv in den Prozess der Maßnahmengenerierung und -umsetzung einzubinden.
Oft kommen die besten Ideen von den Mitarbeiter:innen selber. Kommunizieren und honorieren Sie realisierte Ideen und schaffen Sie ein entsprechendes Bewusstsein in der Mitarbeiterschaft.
Praxistipp Interne Krisenkommunikation
- Kommunizieren Sie ehrlich und faktenbasiert
- Denken Sie zwei Schritte voraus
- Beobachten Sie die Stimmung im Umfeld
- Bleiben Sie im Kontakt zu Ihren Mitarbeitern
- Agieren Sie planmäßig und besonnen
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